如何設置商務語音信箱問候語(帶有示例)


當您撥打公司電話號碼時,通常會收到自動語音信箱問候,這會指導您完成電話目錄和後續步驟。

這些語音郵件問候使您的小型企業看起來很專業,它們可以幫助增加銷售並提高客戶滿意度。

在本文中,我們將向您展示如何為您的在線商店,企業或博客設置語音郵件問候語。 我們還將向您展示可以用作模板的最佳語音郵件問候示例。

為您的業務設置語音郵件問候語

為什麼語音信箱問候對您的業務很重要?

超過88%的移動設備本地搜索都以電話結束。 主要是由於在Google本地搜索結果中顯示了漂亮的“點擊通話”按鈕。

移動搜索結果中的點擊通話按鈕

對於許多小型企業,可能無法立即接聽所有電話。 有時,客戶可能會在下班時間打電話給您,而您當時可能很忙或沒有工作人員。

這是您的語音信箱問候的來源。

對於許多客戶來說,這將是他們首次與您的公司聯繫。 不設置語音郵件問候語可能會導致您將客戶輸給競爭對手。

另一方面,未正確設置語音郵件問候語也會產生嚴重的後果。 客戶可能會掛斷電話,不跟進或只是與競爭對手競爭。

話雖如此,讓我們看一下如何為您的在線業務正確設置語音郵件問候語。

設置語音信箱問候語的最佳方法

通常,小企業主使用座機或手機號碼來管理呼叫。 儘管可以完成工作,但它們不允許您正確管理商務電話或設置有效的自動語音郵件問候語。

管理商務電話的最佳方法是使用商務電話服務。 許多小型企業都使用虛擬企業電話號碼,因為它可以使他們在不犧牲隱私的情況下有效地管理商務電話。

與固定電話或手機號碼不同,它使用互聯網來管理電話。 此技術的正式術語稱為商務VoIP電話服務(基於Internet協議的語音)。

與固定電話和移動電話相比,使用商務電話服務具有以下優點。

  • 您可以設置營業時間,並錄製基於一天中不同時間播放的語音問候。
  • 您可以設置自動助理,添加分機以路由呼叫,讓用戶留下語音消息等等。
  • 它可以在您的計算機,平板電腦,台式電話上運行,甚至可以在使用應用程序的手機上運行。
  • 多個用戶可以使用相同的電話號碼,而無論他們身在何處。
  • 您無需聯繫技術人員或購買新設備,即可輕鬆授予新員工訪問權限。

我們建議使用Nextiva,因為它是市場上最好的商務電話服務提供商。 它們提供了一套全面的功能,並具有易於使用的基於Web的管理面板和適用於您手機的應用程序。

Nextiva

我們在業務中使用Nextiva來管理對WPBeginner和其他Awesome Motive屬性的調用。

如果您需要其他解決方案,請查看RingCentral。 這是另一項出色的商務電話服務。 他們提供了功能極為豐富的平台,並提供了許多工具來管理語音問候,自動助理,語音消息,通話記錄等。

設置商務電話服務後,即可使用其易於遵循的設置來設置語音問候。

企業語音問候示例

創建最有效的語音信箱問候必須遵循一些基本規則。

  • 避免使用諸如“您的電話對我們很重要”之類的陳詞濫調,這些陳詞濫調過度使用,不再感到真誠。
  • 確保您的語音信箱錄音聽起來友好而個性化。
  • 盡量不要聽起來像您正在從腳本中讀取內容。
  • 如果可以,請僱用語音藝術家來幫助您錄製語音郵件問候。 您甚至可以在Fiverr上找到某人。
  • 確保您的語音信箱提供重要信息,例如公司名稱,工作時間和聯繫信息。

以下是一些可用於企業的語音郵件問候語模板。

下班時間語音郵件問候語示例

當客戶在工作時間或週末致電給您時,將播放此語音郵件問候語。 確保此語音郵件問候語通知用戶有關辦公時間,聯繫客戶服務的其他方式或商店的位置。

“嗨,您已經到達 [business name]。 我們可以通過電話從 [9 am] 至 [6 pm] [PST] 星期一到星期五。 您也可以使用我們網站上的聯繫表, [www.example.com] 給我們留言,我們將通過電子郵件與您聯繫。 如果您希望我們給您回電,請留下您的姓名和電話號碼以及簡短信息,我們的團隊將盡快與您聯繫。”

“嗨,您已經到達 [business name]。 我們目前無法接聽您的電話。 我們的辦公時間是 [business hours] 星期一到星期五。 我們在的商店 [store location] 週末仍然對客戶開放。 您也可以通過我們網站上的實時聊天與我們聯繫 [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]。 如果這不是緊急情況,並且您希望我們回電,請在提示音後留下您的姓名和電話號碼。”

如您所見,這兩個示例均提供了重要信息,並為客戶提供了通過實時聊天或聯繫表的其他聯繫方式。

假期語音信箱問候語示例

這些問候消息可以在假期期間記錄。

“您好,您已經到達 [business name]。 我們的團隊目前不在辦公室,與親朋好友度過假期。 我們將繼續努力 [day and time]。 請留下您的姓名和電話號碼,我們將盡快與您聯繫。 [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”。

“節日快樂! 我們的團隊 [business name] 一直到 [date]。 如果您是現有客戶,您仍然可以在我們的網站上獲得支持票,我們將在接下來的24小時內嘗試與您聯繫。 您也可以通過實時聊天或我們網站上的聯繫表與我們聯繫 [www.example.com]。 如果不是很緊急,那麼您可以在嗶聲後留下您的姓名和電話號碼。 我們將盡快回電。”

“嗨,你已經到達 [company name]。 我們因(節日名稱)關閉,將繼續工作 [date and time]。 如果您需要緊急回复,可以通過(email_address)給我們發送電子郵件,我們將嘗試在24小時內答复所有電子郵件。 您也可以給我們留言,假期後(新年快樂/假期)我們將盡快與您聯繫。”

如您所見,這些語音郵件問候語為客戶提供了盡可能多的信息。 這些問候還可以確保客戶知道在假期期間如何使用其他聯繫方式獲得更快的響應。

忙/閒語音信箱問候語示例

如果您忙,不忙或人手不足而無法立即接聽客戶電話,則可以使用這些問候作為示例。

“嗨,你已經到達 [business name],我們目前無法接聽您的電話,但我們希望盡快給您回電。 發出嗶聲後,請留下您的姓名和電話號碼。”

“嗨,我們目前不在電話裡。 如果不太緊急,您可以通過(電子郵件地址)給我們發送電子郵件。 否則,請在嗶聲後留下您的姓名和電話號碼,我們會立即給您回電。”

如果您是唯一接聽電話的人,則可以將其設為個人語音信箱問候。

“嗨,您已經到達(您的姓名)。 我目前無法接聽電話。 您可以給我發送電子郵件至(電子郵件地址),也可以在嗶嗶聲後留下姓名和電話號碼,我會盡快給您回電。”

測試和改善您的語音信箱問候

使用專業電話服務的另一個重要原因是,您可以跟踪所有呼叫並查看有關它們的詳細報告。 例如,這就是Nextiva的呼叫分析頁面的外觀。

Nextiva中的呼叫分析頁面

您將需要跟踪聽到每個語音郵件問候語的用戶數量以及他們的響應方式。 客戶留言較多的語音郵件問候正在有效地工作。

甚至沒有完全聽到的語音郵件消息都是失敗的。

我們建議嘗試使用不同的語音郵件問候語以找到最佳的平衡。 定期更新語音郵件問候語還可以幫助您填補您甚至不知道存在的溝通空白。

跟進您的語音信箱留言

既然您已經建立了平衡,信息豐富且友好的語音郵件問候語,那麼下一步就變得至關重要。

客戶給您留言後會發生什麼?

如果您使用的是專業的商務電話系統,則可以輕鬆地跟踪和回复這些消息。

確保您和您的員工為快速跟進做好充分的準備。 迅速的回撥對於加強業務關係和達成銷售大有幫助。

我們希望本文能幫助您學習如何為在線業務設置語音郵件問候語。 您可能還希望查看有關如何為您的企業創建電子郵件時事通訊的指南。

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