如何使用WordPress進行文檔管理或文件管理


WordPress已從一個簡單的博客平台演變成一個功能強大的CMS工具,人們以自己獨特的方式使用它。 之前,我們向您展示瞭如何在WordPress中進行協作編輯。 在本文中,我們將向您展示如何將WordPress用作文檔管理系統。 目標是使用WordPress作為協作平台,使團隊可以同時處理文檔並處理文件管理,工作流和文件託管。

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設置您的文件管理系統

您需要做的第一件事是安裝並激活WP Document Revisions插件。 激活後,該插件將在您的WordPress管理側欄中添加一個“文檔”菜單項。 單擊它會將您帶到“文檔”頁面。

WordPress文檔修訂列表視圖

處理文件

要添加新文檔,請單擊“添加文檔”。 這將帶您到 新增文件 頁面,您可以在其中提供此文檔的標題並將其上傳到WordPress。 您也可以從 工作流程狀態 下拉式菜單。 默認情況下,您具有初始草案,進行中,最終和審核中的狀態。 您可以將文檔的所有權分配給WordPress中的任何其他用戶。 新文檔的默認發布狀態為“私下發布”,這意味著該文檔可供系統中的其他用戶使用。 您還可以使文檔密碼受保護,或使其在網站的前端公開可用。

向文檔管理系統添加新文檔

WP文檔修訂版允許用戶簽出文檔。 文檔管理系統鎖定已簽出的文檔。 如果另一個用戶嘗試編輯同一文檔,他們將看到另一個用戶當前正在處理該文檔的通知,並且他們已將其鎖定。 但是,如果第二個用戶擁有特權,則他們可以覆蓋鎖定。

WP文檔修訂中的用戶角色管理

WP文檔修訂版可利用您現有的WordPress用戶管理。 文檔管理系統中用戶的功能類似於WordPress中博客用戶的功能。

貢獻者 可以創建新文檔,但不能上傳文檔。 貢獻者還可以下載已發布的文檔。 但是,他們無法查看其他用戶創建的私下發布的文檔。

s 可以創建和上傳新文檔。 他們還可以下載公開發布的文檔並編輯自己的文檔。

編者 可以處理所有文檔,刪除文檔並管理工作流程。 他們無法將新用戶添加到系統。

管理員 可以執行所有任務,他們還可以將新用戶添加到文檔管理系統。

文件工作流程狀態

默認情況下,您具有“初稿”,“進行中”,“最終”和“正在審核”工作流狀態。 去 文件»工作流狀態 創建新的工作流程狀態或編輯現有狀態。 WP文檔修訂版也可以與Edit Flow一起很好地工作。

管理文檔工作流程狀態

以WordPress為平台,以WP文檔修訂為文檔管理系統,為昂貴的協作工具提供了開源替代方案。 現在讓我們對使用WordPress作為文檔管理系統有何想法?