如何使用WordPress為客戶創建發票


對於大多數自由職業者和小型企業而言,創建和發送發票是一項必不可少但繁瑣的任務。 不用使用模板手動創建發票,而是可以使用正確的工具節省大量時間。 在本文中,我們將向您展示如何使用WordPress為客戶創建發票。

即使有用於發票的WordPress插件,我們還是建議您使用一種更直觀的解決方案,稱為Freshbooks。 這就是為什麼我們將共享兩種創建發票的方法。 FreshBooks和WP-發票。

方法1:使用Freshbooks

對於自由職業者和專業人士而言,最簡單,最專業的會計工具是Freshbooks。 這是專為非會計師設計的會計工具,非常適合WordPress專業人士使用。

任何付費功能都有30天的免費試用期,甚至還有永久免費的計劃。

註冊非常容易,並且您甚至不需要輸入信用卡詳細信息即可進行試用。 註冊後,您將進入一個如下所示的簡單儀表板:

Freshbooks儀表板

在Freshbooks中創建第一個發票

使用Freshbooks創建和發送發票很容易。 只需單擊“新建”按鈕,然後從下拉菜單中選擇“發票”。

使用FreshBooks創建您的第一張發票

如果您尚未添加公司地址,那麼Freshbooks會要求您提供公司地址,該地址將顯示在發票上。

您的發票營業地址

發票嚮導還會詢問您要向客戶收取什麼費用? 您可以根據向客戶提供的服務或產品選擇時間,項目或同時選擇兩者。

選擇是要為時間,項目還是兩者都收費

在下一個屏幕上,您將需要提供客戶信息。 Freshbooks將保存此信息,以後您可以在需要向該客戶發送發票時使用它。

輸入新發票的客戶信息

保存客戶詳細信息後,您可以向下滾動以輸入任務和項目,費率和應付金額。 您可以為每個項目或任務添加多行以及其他註釋,條款和條件。

輸入到期的費率和金額的任務和項目

對發票滿意後,您可以將其另存為草稿,或立即通過電子郵件發送。 您也可以通過蝸牛郵件發送發票。

那很簡單,不是嗎?

在FreshBooks中添加付款方式

Freshbooks允許您接受客戶的在線付款。 默認情況下,它支持PayPal和Stripe,並且您可以啟用其他流行的支付網關。 如果需要設置付款,則需要單擊頂部菜單上的“設置”,然後單擊“接受信用卡”標籤。

使用FreshBooks接受針對發票的在線付款

激活您要使用的付款方式,並回答一些有關帳戶詳細信息的簡單問題。 就是這樣,您的客戶現在可以在收到您的發票後在線上向您付款。

使用FreshBooks跟踪時間和費用

FreshBooks允許您管理和跟踪費用。 只需單擊費用標籤即可開始。

使用FreshBooks追踪費用

Freshbooks可以從13000多家金融機構匯入您的費用。 您可以輕鬆地將其連接到您的銀行帳戶和信用卡。 您還可以手動添加費用,並只需從手機中拍攝快照即可保存收據。

如果您按小時工作,則應將每一秒的工作都向客戶收費。 Freshbooks帶有內置的時間跟踪工具。 只需單擊“時間跟踪”選項卡即可上手。

使用FreshBooks跟踪時間

您需要做的就是輸入項目詳細信息並記錄您的時間。 您也可以通過單擊開始計時器按鈕來啟動時間跟踪器。

方法2:使用WordPress插件

處理髮票的另一種方法是使用WP-Invoice插件。 這樣,您的WordPress網站就成為了發票和付款的樞紐。

您需要做的第一件事是安裝並激活WP-Invoice插件。 激活後,該插件將在您的WordPress管理員中添加一個新的“發票”菜單項。 您需要參觀 發票»設置 配置插件。

配置WP-發票設置

首先,您需要輸入要顯示在發票上的公司名稱。 接下來,您需要選擇一個頁面來顯示發票​​。 我們建議您創建一個名為發票的新WordPress頁面,然後在此處選擇該頁面。 此頁面將用於顯示您的發票。

WP-Invoices帶有多種付款方式(請參閱我們的5種PayPal替代品清單,以供自由職業者使用WordPress收集付款。您需要從Stripe,2CheckOut,PayPal,信用卡或Interkassa付款網關中選擇默認付款系統。您可以有選擇地選擇啟用或禁用付款網關,並允許您的用戶選擇其首選的付款方式。

選擇付款方式時,您會在設置下看到一個新標籤,用於配置該特定付款網關。 每個付款網關都有不同的設置,您需要通過登錄該網關上的帳戶並獲取API密鑰來進行配置。

為發票配置付款網關

配置付款網關後,點擊 保存所有設置 按鈕來存儲您的更改。

創建新發票

要創建新發票並將其發送給客戶,只需轉到 發票»添加新。 系統將要求您提供客戶的電子郵件地址。

輸入您的客戶的電子郵件地址

輸入電子郵件地址後,插件將加載“發票編輯器”屏幕。 您會在編輯屏幕上看到不同的meta框,以及熟悉的Title和Post Editor框。 在帖子編輯器框的正下方,您會注意到一個用於添加要包含在此發票中的項目的metabox。

將項目添加到發票

只需輸入項目,數量和價格。 插件將計算總金額並將其顯示為餘額。 您可以單擊切換描述鏈接以在列表中添加項目的描述。 您也可以點擊“添加折扣” 按鈕可根據百分比或固定金額扣除折現金額。

在發票項目框下方,您會注意到付款網關框。 這將顯示您的默認付款以及您在網站上啟用的所有付款方式。 您可以根據需要更改發票的這些設置,也可以保留發票以使用在插件設置中設置的默認選項。

設置單個發票的付款方式

在右側,您將看到用戶信息元框。 它將顯示客戶的電子郵件地址。 您可以填寫其餘信息。 如果您沒有所有信息,可以將其保留為空白,客戶可以在付款時填寫。

在“發布” metabox中,有一些選項可以將此發票作為報價發布,允許部分付款或使其成為經常性賬​​單。 點擊 切換前進 鏈接將允許您添加發票的到期日並輸入稅收信息。

發布發票

發布發票後,您的客戶將收到一封電子郵件通知,其中包含指向WordPress網站上發票頁面的鏈接。 如果您的客戶沒有收到電子郵件通知,那麼您應該查看有關如何修復WordPress不發送電子郵件問題的指南。 會看到發票,並帶有在付款前打印出PDF版本的鏈接。 客戶還可以在頁面上更改其個人信息。

客戶將可以在您的網站上查看發票

查看發票和報告

您創建的所有發票都可以從中訪問 發票»查看全部。 您可以使用右側的菜單對發票進行分類和過濾。

要大致了解您的收入和發票,您需要訪問 發票»報告。 在那裡,您將可以看到所有發票的圖形和圖表。

微調您的發票,電子郵件和付款

保存初始設置後,發票的設置頁面將會更改。 現在,如果您訪問 發票»設置,您將能夠看到許多其他可以配置的選項。 例如,您可以調整電子郵件模板,創建多個模板,添加行項目,以便快速將項目添加到發票中。 您甚至可以將發票數據導入/導出到XML文件。

WordPress發票系統的高級選項

WP發票和Freshbook的優缺點

使用WP-Invoice,您將獲得一個適合您網站的免費插件。 您無需依靠第三方服務來管理您的客戶和付款。 您可以在雲存儲上設置自動WordPress備份,以確保您的數據安全。

另一方面,FreshBooks被成千上萬的專業人員使用。 您的數據存儲在雲中,無需擔心備份或安全性。 更重要的是,它不僅是發票軟件,而且是針對非會計人員的完善的會計解決方案。 您可以跟踪費用,連接銀行帳戶,接收在線付款等。除此之外,FreshBooks每天都在連接到更多服務,並且變得越來越強大且易於使用。

僅此而已,我們希望本文能幫助您使用WordPress為客戶創建發票。 您可能還想查看有關如何在WordPress中添加輪換客戶推薦的教程。

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